Bestuur Judo en Aikido

artjudobestuur

Bestuur

Een aantal bestuursleden gaat binnenkort stoppen. Hierdoor zijn we dringend op zoek naar nieuwe mensen die een bijdrage kunnen leveren aan het behoud van Judo en Aikido binnen Omnisport2B.

Voor al uw vragen betreffende de afdeling Judo en Aikido kunt u contact opnemen met het bestuur van Omnisport2b afdeling Judo:


Voorzitter

Ramon de la Fuente
PB144 2650 AC Berkel en Rodenrijs
judobergschenhoek@omnisport2b.nl

Ledenadministratie

Piet Bakker
PB144 2650 AC Berkel en Rodenrijs
judobergadmin@omnisport2b.nl

Werkzaamheden voor vrijwilligers

  • Contact onderhouden met het hoofdbestuur
  • Communiceren met de leden
  • Bijhouden van de ledenadministratie
  • Verzorgen van zaalhuur en overeenkomsten met leraren
  • Uitvoeren van periodieke incasso’s
  • Geld werven via tijdelijke acties
  • Organiseren van evenementen
  • Inkopen van materiaal
  • Bijhouden van de website/social media
  • Verzorgen van operationele zaken

Contact onderhouden met het hoofdbestuur

(1 uur per maand, 1x per jaar ALV)

De vereniging Omnisport2b bestaat uit afdelingen Judo, Turnen en Flexxdance. Elke afdeling is in principe zelfstandig, maar het overkoepelende bestuur heeft de juridische verantwoordelijkheid. De gebruikelijke verplichtingen van een vereniging (zoals bijvoorbeeld de boekhouding, naleving van de statuten en het organiseren van de algemene ledenvergadering) liggen daarom bij het hoofdbestuur – het is de verantwoordelijkheid van de afdelingsvoorzitter om de wensen van het hoofdbestuur na te leven. Ook het bijwonen van eventuele vergaderingen van het hoofdbestuur en voorbereiden van (het Judo deel) van de ALV.

Communiceren met de leden

(2 uur per maand, afhankelijk van agenda)

De ledencommunicatie houdt zich bezig met het verzorgen van algemene mailings naar leden, het beheren van de whatsapp groepen, en het schrijven van de nieuwsbrief. De frequentie van communiceren is vooral afhankelijk van de agenda voor judo. Terugkerende evenementen zijn de examens, het toernooi, en ouder-kindles. De informatie die wordt gedeeld in de twee whatsapp groepen (voor de Ackers en de Sterrenhal) bestaat vooral uit last-minute wijzigingen van de les, en het uitsturen van reminders. Het schrijven van de nieuwsbrief gebeurt meestal een paar keer per seizoen, wederom afhankelijk van de agenda.

Bijhouden van de ledenadministratie

(1 uur per week)

Het bijhouden van de ledenadministratie bestaat uit het up-to-date houden van het ledenbestand en contactpersonen van de vereniging. Dit omvat het invoeren van nieuwe lidgegevens (op basis van een digitaal of papieren inschrijfformulier) en het archiveren van leden die hebben opgezegd in softwarepakket Conscribo. De ledenadministratie heeft een eigen mailadres en handelt naast in- en uitschrijvingen ook de proefles-aanvragen af. Tenslotte is de ledenadministrator verantwoordelijk voor het aanpassen van individuele lesroosters en de aanlevering van de presentielijsten voor de judo. Momenteel is de ledenadministratie ook het eerste aanspreekpunt voor de Aikido leraren, een groep die autonoom opereert.

Verzorgen van zaalhuur en overeenkomsten met leraren

(4 uur per seizoen)

Elke start van het seizoen doorgeven van de zaalhuur, en het regelen van incidentele zaalhuur. Elke start van het seizoen opstellen en laten tekenen van de Overeenkomst van Opdracht met de leraren en mattenleggers. Maandelijks accorderen van de facturen van de leraren en mattenleggers en doorsturen naar de penningmeester

Uitvoeren van periodieke incasso’s

(2x 2 uur per half jaar voor de incasso – 4 weken na incasso maximaal een ½ uur per week bijhouden van de financiële administratie)

In februari en in september/oktober worden de halfjaarlijkse incasso’s uitgevoerd. Via het pakket Conscribo kan de factuur met de contributie worden aangemaakt en worden verstuurd. Na het versturen van de brieven wordt er twee weken gewacht in verband met nagekomen opzeggingen die dan nog in de ledenadministratie worden verwerkt. Via Conscribo wordt een incassobestand aangemaakt (MT940.swi), dit kan worden geïmporteerd in de Rabobank. De incasso het liefst aan het eind van de maand tussen de 25e en 30e/31e van de maand omdat de meeste mensen dan voldoende saldo op de rekening hebben.

Na de daadwerkelijke incasso zijn er bijna altijd bedragen die worden gestorneerd/teruggehaald. Als het er een paar zijn, dan wordt via de mail gevraagd of het desbetreffende lid het bedrag alsnog handmatig kan overmaken.
Er zijn slechts een paar handmatige betalers. Hiervoor wordt apart per mail een contributiefactuur gestuurd. De juiste bedragen worden met de ledenadministratie afgestemd. Deze handmatige betalers moeten ook worden opgeboekt met contributiefactuur in het ledenpakket. Datzelfde geldt voor de leden die betalen via het jeugdsportfonds.

Dan is er een enkel lid waarvan de betaling geschiedt door het jeugdsportfonds. Hiervoor dient het lid zelf een verzoek in te dienen bij het jeugdsportfonds, dit kan zijn voor alleen de contributie en mogelijk ook een judopak. Via de mail komt dan een factuurverzoek binnen van het jeugdsportfonds. Met dit factuurverzoek moet via een bepaald format een factuur naar het mail-adres van het jeugdsportfonds worden gestuurd, waarna het jeugdsportfonds het verschuldigde contributiejaarbedrag en eventueel een judopak overmaakt op de bankrekening van de vereniging.

Verder alleen de bankrekening in de gaten houden en af en toe importeren in het pakket Conscribo. Dat gaat erg gemakkelijk.

Geld werven via tijdelijke acties

(2x per jaar 4 uur)

Eenmaal per jaar is de grote-club actie voor sportverenigingen. Actie is de club aanmelden als deelnemer voor het betreffende jaar en ervoor zorgen dat er berichtgeving is om loten te kopen. In juni kan al worden aangemeld. Dan kan er ook alvast worden nagedacht over hoe dit wordt ingevuld en meteen vanaf de start van de actie worden meegedaan. Najaar 2021 is gekozen voor online-loten en dan gewoon voor de judo.

Daarnaast kan de club eveneens in het najaar aanmelden voor rabobank-clubsupport. Melden bij de ledenadministratie en dat mensen die lid zijn van de rabobank kunnen steunen via de raboapp. Dit wordt via de nieuwsbrief verspreid.

Organiseren van evenementen

(variabel)

Enkele keren per jaar worden evenementen georganiseerd, zoals toernooien; clinics; examens; ninja nacht; etc. Het is aan het bestuur om te bepalen wat de frequentie is van deze evenementen. De inzet is sterk afhankelijk van het evenement en het aantal mensen dat kan assisteren, maar per evenement zou vooraf enkele uren werk kunnen zijn en tijdens de evenementen aanwezig zijn ook enkele uren op de dag zelf. Het is wenselijk dat voor deze evenementen meerdere bestuursleden met elkaar samenwerken zodat er per evenement een paar uur per persoon gerekend kan worden.

Inkopen van materiaal

(1 uur per week)

De belangrijkste aankopen van de vereniging zijn de bestelde judo pakken voor de leerlingen. Die worden tijdens de les doorgegeven en daarna ingekocht bij de groothandel Matsuru in Berkel en Rodenrijs. Minimaal 1x per twee weken – tenzij er geen enkele bestelling is binnengekomen; hoewel met een kleine voorraad ook 1x per drie of vier weken kan worden volstaan. Enkele keren per jaarspecifieke items voor een evenement zoals een toernooi of presentjes voor de leraren en/of vrijwilligers. Verder incidenteel klein materiaal zoals schoonmaakmiddel, koffiepad etc voor in de verschillende sporthallen.

Bijhouden van de website/social media

(2 uur per maand)

Het up-to-date houden van informatie op de website. Het aankondigen van evenementen en een leuk verhaaltje schrijven na afloop. Eventueel acties bedenken om de leden meer te betrekken bij de vereniging.

Verzorgen van operationele zaken

(variabel)

Eventuele emails beantwoorden van leden met niet-administratie/contributie gerelateerde vragen.